Die letzten zwei Jahre waren eine Zeit beispielloser Maßnahmen, an denen wir Menschen aktiv oder manchmal auch passiv beteiligt waren. Es muss betont werden, dass die sich ständig verändernde und unvorhersehbare Umgebung unsere Effektivität stark beeinflusst hat. Insbesondere in den ersten Wochen der Pandemie war es sehr schwer, den Arbeitstag zu planen.

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Dennoch haben wir festgestellt, dass einige Personen in unserer Umgebung schneller, schlauer und zuversichtlicher in ihren Handlungen sind. Dabei besitzen wir alle dasselbe gemeinsame Element - die Zeit, über die wir jeden Tag verfügen. Jeden Tag haben wir schließlich 24 Stunden zur Verfügung, und wie wir sie nutzen, liegt allein in unserer Verantwortung. Oftmals stehen wir jedoch vor dem Gefühl eines verschwendeten Tages, was für viele Menschen nach wie vor frustrierend ist. Wahrscheinlich hattest du das auch oft, nicht wahr?

Lassen Sie uns zunächst ins Jahr 1918 zurückgehen, als Charles Schwab, der Leiter der Bethlehem Steel Corporation (dem zweitgrößten Stahlproduzenten in den Vereinigten Staaten), beschloss, einen Berater einzustellen, um die Produktivität in seinem Unternehmen zu steigern. Dieser Berater war Ivy Lee - ein vierzigjähriger Werbespezialist und Pionier im Bereich Public Relations. Charles Schwab wollte die Produktivität seiner Mitarbeiter steigern und bat Ivy Lee um Hilfe. Dieser stimmte zu und betonte, dass er 15 Minuten Zeit mit jedem Mitarbeiter benötige. Er legte jedoch seine Vergütung nicht fest, sondern betonte, dass er Schwab die Beträge überlassen werde, die er für angemessen halte, falls Schwab Ergebnisse feststelle. Drei Monate später erhielt Lee einen Scheck über 25.000 Dollar, was heute etwa 400.000 Dollar entspricht. Was hat Ivy Lee den Mitarbeitern mitgeteilt? Worin besteht also seine Methode?

Jeder Mitarbeiter des Unternehmens erhielt von ihm Anweisungen, die auf einigen einfachen Schritten basierten, hier sind sie:

1. Die letzte Aufgabe vor Verlassen des Arbeitsplatzes besteht darin, eine Aufgabenliste für den nächsten Tag zu erstellen. Denken Sie daran, dies ist wichtig, um sie vor Verlassen Ihres Arbeitsplatzes zu erstellen!
2. Wählen Sie aus der erstellten Aufgabenliste maximal 6 wichtigste Aufgaben aus, die zuerst erledigt werden müssen.
3. Schreiben Sie sie auf eine separate Karte und ordnen Sie jede Aufgabe nach Ihrer Priorität an (mit der wichtigsten Aufgabe oben).
4. Beginnen Sie am nächsten Tag mit der ersten Aufgabe auf Ihrer Liste. Gehen Sie nicht zur nächsten Aufgabe über, bis Sie die vorherige abgeschlossen haben.
5. Wenn am Ende des Tages noch unerledigte Aufgaben auf der Liste stehen, verschieben Sie sie an die Spitze der Liste für den nächsten Tag und fügen Sie neue Aufgaben hinzu, sodass die Liste wieder maximal 6 Positionen enthält.
6. Wiederholen Sie diesen Prozess täglich.

Jetzt sollten wir uns fragen, warum das funktioniert? Man könnte sagen, dass die Methode geradezu banal ist. Warum hat sie sich also für Charles und sein Unternehmen als so effektiv erwiesen? Es gibt mindestens ein paar Gründe, hier sind sie:

1. Du konzentrierst deine Aufmerksamkeit auf eine Sache - Du wechselst nicht zwischen Aufgaben hin und her und erledigst nicht zwei Dinge gleichzeitig. Du arbeitest an einem konkreten Problem, bis es gelöst ist.
2. Du weißt bereits am Vortag, womit du dich heute beschäftigst - Wenn du nach einer erholsamen Nacht zur Arbeit kommst, musst du nicht darüber nachdenken, was zu tun ist. Deine Aufgabenliste ist bereit, und du kannst sofort mit deinen Aktivitäten beginnen.
3. Du nutzt die Kraft des Papiers - Nach jahrelanger Arbeit als Hersteller bin ich der Meinung, dass ein Stück Papier viel besser funktioniert als jede Management-App. Was du darauf notierst, musst du erledigen; die Aufgabe verschwindet nicht von selbst, wie es auf dem Computer mit der Löschtaste möglich ist.
4. Du setzt Prioritäten - Du fängst mit den wichtigsten Aufgaben zuerst an. Selbst wenn du an einem Tag nicht alles schaffst, erledigst du zumindest eine oder zwei Prioritäten.
5. Du begrenzt die Anzahl der Aufgaben pro Tag - Ivy Lee hat hier eine Grenze von 6 Aufgaben eingeführt, aber es ist wichtig, deine eigene klare Begrenzung festzulegen, um ein Überwältigungs- und Überlastungsgefühl zu vermeiden. In jeder Branche ist die Größe einer einzelnen Aufgabe unterschiedlich. Für die eine Person können es 5 Aufgaben an einem Arbeitstag sein, während eine andere in der Lage ist, 20 Aufgaben zu erledigen. Nur wir kennen unseren Tagesrhythmus, also füllen wir ihn zu 70 % aus.

Obwohl diese Methode bereits über 100 Jahre alt ist, hat sie sich immer noch gut bei kreativer Arbeit bewährt. Dennoch hat jede Methode ihre Nachteile. In diesem Fall ist der wichtigste Nachteil die Unfähigkeit, Aktivitäten langfristig im Hinblick auf Quartals-, Jahres- oder langfristige Ziele zu planen. Wie du sicherlich bemerkt hast, konzentriert sich die Methode mehr auf das Handeln im Hier und Jetzt mit den aktuellen Ressourcen, die wir haben. Es ist wichtig, sich dieser Eigenschaft bewusst zu sein, wenn wir nach einer Methode für langfristiges effektives Handeln suchen.

Also, für wen ist diese Methode wirklich geeignet? Die Methode von Ivy Lee eignet sich perfekt für Menschen, die gerade erst an ihrer Produktivität arbeiten - nicht zufällig habe ich sie auch für die erste Episode meines Podcasts ausgewählt. Sie ist der perfekte Start für dich. Bevor du die Arbeit verlässt, reichen 15 Minuten pro Tag aus, um nach einer Woche eine Veränderung in deiner Arbeitsproduktivität festzustellen. Diese einfache Methode erfordert keine große Vorbereitung oder Investition unserer Zeit, was ihr großer Vorteil ist.

Zum Abschluss möchte ich ein paar Gedanken teilen, wie ich diese Methode in meinem eigenen Leben weiterentwickelt habe. Erstens habe ich festgestellt, dass sie sich hervorragend mit der Kaizen-Methodologie ergänzt - damit lernen wir, kleinste Ziele zu setzen. Doch im täglichen Arbeitsstress gelingt es uns nicht immer, eine Aufgabe in kleinere Schritte zu zerlegen. Am nächsten Tag, anstatt die geplante Aufgabe vollständig zu erledigen, geraten wir in Verzögerungen, die sich nach einigen Tagen negativ auf unsere Arbeitsmotivation auswirken können.

Aus diesem Grund habe ich in diese Methode den Schritt 7 eingeführt, der folgendermaßen aussieht: Wenn eine verschobene Aufgabe am nächsten Tag weiterbearbeitet werden muss und wir wissen, dass sie heute nicht erledigt wird, versuchen wir, sie bis zum Ende des Tages in kleinere Aktivitäten aufzuteilen. Zum Beispiel ist die Aufgabe "eine neue Website erstellen" eine umfangreiche Aufgabe, die aus vielen Zwischenschritten besteht, wie z. B. das Erstellen von Funktionslayouts, das Entwerfen von Vorlagen, das Verfassen von Inhalten, die Auswahl eines Hostings. Wir können das schließlich nicht alles an einem Tag erledigen, wenn wir gerade erst anfangen. Deshalb beginne ich mit der Planung, indem ich die verbleibende Aufgabe in kleinere Schritte zerlege. Für diese zerlegte Aufgabe erstelle ich eine separate Liste von Schritten (am besten auf einem separaten Blatt Papier), aus der ich eine Aufgabe auswähle, um sie am nächsten Tag zu erledigen. Dadurch kann ich problemlos verschiedene, nicht miteinander verbundene Ziele erreichen - das ist genau einer meiner Geheimnisse für produktive Arbeit.

Beende jeden Tag und kehre nicht mehr dazu zurück. Du hast getan, was du konntest. Sicherlich hast du einige Fehler gemacht, aber vergiss sie so schnell wie möglich. Denke daran, morgen wird ein neuer Tag sein — Ralph Emerson

Ich hoffe, dass das Wissen, das ich dir heute vermittelt habe, dein tägliches Leben verändern wird. Denk daran, meinen Podcast auf deiner Lieblings-Podcast-Plattform zu abonnieren. Bleib warm und bis zum nächsten Mal.

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