Wir unterscheiden zwei Hauptziele des Zeitmanagements. Das erste ist die bessere Nutzung verfügbarer Zeit, das zweite ist die Begrenzung von Zeitverschwendung. Um beide Ziele zu erreichen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern, können Sie die Eisenhower-Matrix verwenden.

Wo hat es angefangen?

Dwight David Eisenhower, der zwei Amtszeiten lang von 1953 bis 1961 das Amt des Präsidenten der Vereinigten Staaten innehatte, galt als eine der produktivsten Personen. Während seiner Präsidentschaft initiierte er unter anderem Programme wie die Einführung des Intranets (DARPA), Programme, die zur Eroberung des Weltraums beitrugen (NASA), die Nutzung alternativer Energiequellen (Atomic Energy Act) und das Flugverkehrsmanagement. Dank zahlreicher erfolgreicher Unternehmungen wurde sein Leben zum Gegenstand zahlreicher Studien über Projektmanagement, Zeitmanagement und allgemeine Produktivität. Das ist nicht verwunderlich, denn er galt als jemand, der außergewöhnliche Leistungsfähigkeit über sein gesamtes Leben hinweg aufrechterhalten konnte.

Was war also das Geheimnis der Produktivität des Präsidenten der Vereinigten Staaten? Eisenhower hatte die Fähigkeit, wichtige Angelegenheiten von dringlichen zu unterscheiden, was es ihm ermöglichte, seine Handlungen effektiv zu steuern und sich angemessen auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren.

Wichtig oder doch dringend?

Lassen Sie uns also überlegen, wie Eisenhower zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben unterschieden hat.

• Wichtige Angelegenheiten sind solche, die langfristig von größter Bedeutung sind. Wesentliche Dinge erfordern in der Regel keine sofortige Handlung. Durch Vernachlässigung und andere Ziele können sie jedoch dringlich werden. Indem wir uns auf die Arbeit an wichtigen Aufgaben konzentrieren, werden wir proaktiv und gestalten unser Leben nach unseren eigenen Wünschen und nicht nach den Umständen, in denen wir uns befinden.
• Dringende Angelegenheiten erfordern sofortige Handlung und Reaktion von uns. Plötzliche Ereignisse liegen in der Regel außerhalb unserer Kontrolle, und wenn wir sie bearbeiten, sind wir gestresster, frustrierter und weniger organisiert. Wenn wir uns immer den dringlichen Aufgaben hingeben, vertiefen wir das Chaos in unserem Leben.

Wichtige und dringende Angelegenheiten konkurrieren um unsere Aufmerksamkeit, und es liegt an uns, welchem wir Vorrang geben. Eisenhower entwickelte eine Methode, bei der Prioritäten an erster Stelle stehen und dringliche Angelegenheiten in den Hintergrund treten. Es ist erwähnenswert, dass wichtige Aufgaben im Zusammenhang mit langfristigen Zielen über die Qualität unseres Lebens entscheiden. Dringende Angelegenheiten sind hingegen Zeitfüller wie E-Mails, Anrufe und Meetings, die wertlos sind und nur wichtig erscheinen. Die Methode zur Steigerung der persönlichen Produktivität wird nach ihm als "Eisenhower-Matrix" bezeichnet.

Dwight David Eisenhower

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches Werkzeug zur Organisation von Aufgaben basierend auf vier Kategorien:

1. Dringend und wichtig - Angelegenheiten, die sofortiges Handeln erfordern. Hier landen in der Regel Krisen, Probleme und Termine, die unsere Aufmerksamkeit erfordern. Zum Beispiel: ein bevorstehender Termin zur Einreichung von Unterlagen bei einer Behörde, das Lernen für eine morgige Prüfung oder ein defektes Auto. Mit etwas angemessener Planung und Organisation erscheinen viele Aufgaben nie in dieser Kategorie. Schließlich können wir die Einreichung von Unterlagen bei einer Behörde im Voraus planen, oder?
2. Wichtig, aber nicht dringend - in dieser Kategorie befinden sich wichtige Aufgaben, die keinen dringenden Zeitrahmen haben. Wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten drehen sich in der Regel um Beziehungen, Planung und Selbstverbesserung. Wir sollten diesen Aufgaben so viel Zeit wie möglich widmen, da sie den größten Nutzen für unser berufliches Leben bringen. Zum Beispiel: die Planung der Woche, Übungen, Hobbys oder das Lesen inspirierender Bücher. Die Zeit für die wichtigsten Dinge zu finden, erfordert ein hohes Maß an Bewusstsein und Engagement, um trotz einer Million dringender Angelegenheiten Prioritäten nach eigenem Willen zu setzen. Langfristiges Denken unterstützt die Wahl zwischen dem, was nur jetzt wichtig ist, und den bedeutenden Angelegenheiten für unsere Zukunft.
3. Dringend, aber nicht wichtig - in dieser Kategorie befinden sich Aufgaben, die delegiert werden sollten. Die meisten dringenden, aber unwichtigen Aufgaben sind mit anderen Menschen verbunden und helfen ihnen dabei, ihre Ziele zu erreichen, nicht unsere eigenen. Einige Beispiele für solche Aufgaben sind Telefonanrufe, unangekündigte Besuche von Großeltern oder Kollegen, die um Hilfe bitten. Nach einem ganzen Tag damit, allen um uns herum zu helfen, haben wir zwar viel erreicht, aber nichts für uns selbst. Wenn Sie nicht das Leben anderer leben möchten, vermeiden Sie dringende, aber unwichtige Angelegenheiten.
4. Weder dringend noch wichtig - Handlungen, die aus unserem Leben eliminiert werden sollten (Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind). Unordnung auf dem Desktop unseres Computers oder ein E-Mail-Posteingang voller Spam können unsere Aufmerksamkeit ablenken. Daher heißt es, dass Aufgaben in Kategorie 4 nicht dazu beitragen, persönliche Ziele zu erreichen, sondern kostbare Zeit rauben. Einige Beispiele für solche Aufgaben sind sinnloses Surfen im Internet oder Computerspiele. Es ist wichtig zu beachten, dass die Eliminierung aller oben genannten Aufgaben weder möglich noch gesund ist. Jeder von uns braucht nach der Arbeit Zeit, um unseren Geist auszuruhen. Es ist jedoch wichtig, dass Aufgaben in diesem Quadranten so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen.

Wie nutzt man die Eisenhower-Matrix richtig?

Wie bereits erwähnt, ist die Eisenhower-Matrix eine beliebte Methode zur Priorisierung und Zeitmanagement. Bei der Anwendung dieser Methode müssen jedoch einige wichtige Regeln beachtet werden:

• Am meisten Zeit sollten wir der Analyse des Quadranten 2 widmen. Dadurch arbeiten wir ausschließlich an Aufgaben, die für uns wichtig sind.
• Bedenken Sie, dass das, was dringend ist, nicht immer in diesem Moment wichtig ist. Bei der Erstellung der Matrix müssen wir zwischen Aufgaben im Quadranten 1 und Quadranten 3 unterscheiden.
• Wenn Sie die Zeit messen möchten, die Sie in jedem Quadranten verbringen, führen Sie einfach eine wöchentliche Zeiterfassung durch, um die Dauer der Aufgaben zu erfassen.
• Wenn Sie zu viel Zeit für Aufgaben im Quadranten 3 aufwenden und keine Zeit für Ihre eigene Arbeit haben, helfen Sie allen um Sie herum bei der Erfüllung ihrer Ziele. Es ist Zeit, Nein zu sagen und zu lernen.

Ist es die perfekte Methode?

Ich glaube, dass die Fähigkeit zur Konzentration heutzutage eine der wertvollsten Fähigkeiten ist, die wir erlernen können. Indem wir Aufgaben basierend auf Dringlichkeit und Bedeutung planen, wissen wir, welche Aktivitäten für uns am wertvollsten sind. Durch effektive Beseitigung sinnloser Aufgaben oder Prioritäten können wir uns auf die Umsetzung der für uns wichtigen Dinge konzentrieren. Daher ist die Eisenhower-Matrix hier ideal geeignet.

Unterstütze meine Arbeit

Mit Freude kann ich sagen, dass ich den besten Job der Welt habe. Und ich glaube fest daran. Aber ich muss auch nicht verbergen, dass meine Arbeit, obwohl sie mir und anderen viel Inspiration gibt, nicht der stabilste Job der Welt ist. Als unabhängiger Content Creator arbeite ich als Freelancer. Den Großteil des verdienten Geldes investiere ich in Ausrüstung und Weiterentwicklung, um weiterhin wertvollen Inhalt zu erstellen und ihn mit anderen zu teilen.

Du kannst meine Kreativität unterstützen, indem du die Plattform BuyCoffee nutzt, die es ermöglicht, Künstler finanziell von ihren Zuschauern unterstützen zu lassen. Dadurch kannst du einen konkreten Beitrag zur Entwicklung unserer produktiven Community leisten :)

Vielen herzlichen Dank für jede Unterstützung!