Es wird von den morgendlichen Lerchen und den nächtlichen Eulen gesprochen - von einer gewissen Abhängigkeit unseres individuellen Aktivitätsrhythmus, in dem sich unser Körper produktiver fühlt. Aber ist das wirklich so? Wissenschaftler haben bewiesen, dass die höchste geistige Leistungsfähigkeit bei den meisten Menschen in den Vormittagsstunden zwischen 9:00 und 12:00 Uhr sowie am späten Nachmittag von 16:30 bis 18:00 Uhr auftritt. Sie haben dies als "goldene Zeit" bezeichnet, einen Moment, in dem unsere Gehirnaktivität erhöht ist und zu einer effizienteren Reaktionsfähigkeit führt. Gerade in diesen goldenen Zeiten lohnt es sich, die wichtigsten Aufgaben zu planen.

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Denke daran, dass unser Gehirn kein Computer ist, es benötigt ebenfalls angemessene Regeneration und Erholung. Daher sollten wir uns bemühen, unsere Arbeit nicht zu überanstrengen. In bestimmten Erschöpfungsmomenten werden jegliche Lern- und Gedächtnisprozesse für unseren Körper unmöglich. Daher ist es ratsam, unseren eigenen Rhythmus zu berücksichtigen und Aufgaben auch in Einklang mit diesem zu erledigen.

Der Planungsprozess soll uns dabei helfen, unseren Prozess dessen, was wir erreichen wollen, am genauesten vorherzusehen. Planung an sich ist ein schwieriges Gebiet, aber es lohnt sich immer, den Aufwand zu betreiben, um zukünftige Zeitkrisen zu vermeiden, die zu ständigem Stress und Orientierungslosigkeit in unserem Leben führen. Bedenke, dass Zeitkrisen nicht nur für dich stressig sind, sondern auch Auswirkungen auf dein Umfeld haben, wie Familie, Freunde oder Mitarbeiter. Hast du dies bereits selbst erlebt und denkst immer noch, dass du keine Planung benötigst? Bedenke jedoch, dass jeder seine eigenen Belastungsgrenzen hat. Beachte auch, dass eine minutengenaue Planung deines Tages ebenfalls keine gute Idee ist. Wie also sollte man vorgehen?

Die beste Technik scheint die Planung basierend auf Zeitblöcken zu sein, in denen einzelne Aufgaben erledigt werden. Zu Beginn kannst du drei Blöcke erstellen: den Morgenblock, den Mittagsblock und den Abendblock. Mit dieser Methode vermeidest du eine minutengenaue Planung.

Forscher haben gezeigt, dass wir in der Regel annehmen, dass die Erledigung einer wichtigeren Aufgabe weniger Zeit in Anspruch nimmt. Die Praxis zeigt jedoch etwas anderes - es ist schwierig, die Zeit für die Durchführung bestimmter Aufgaben genau auf die Minute zu schätzen. Insbesondere wenn wir im Laufe des Tages mehrere Aufgaben haben. Wenn sich jedoch eine solche Situation in unserem Leben ergibt, sollten wir versuchen, sie in einem unserer Zeitblöcke zu planen.

Das Strukturieren des täglichen Aktionsplans ist eine anspruchsvolle Aufgabe, aber dank dessen wirst du im Laufe des Tages nicht verloren gehen. Denke daran, dass es immer Prioritäten gibt, die es lohnt, zuerst zu erledigen. Ein gut ausgearbeiteter Plan motiviert uns und engagiert uns, unsere Ziele weiterzuverfolgen. In der Zwischenzeit wirst du sicherlich Zufriedenheit empfinden, wenn du Punkte von deiner Liste abhakst. Im Folgenden habe ich einige interessante Methoden aufgeführt, die beim Planen nützlich sein können.

Die ALPEN-Methode

Diese Technik ist eine der einfacheren, aber dennoch effektiven Methoden zur langfristigen Zeitplanung. Der Name der Methode ist ein Akronym aus den deutschen Wörtern: Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle, wobei jedes dieser Wörter einem Planungsschritt entspricht.

1. Erstelle eine Aufgabenliste (AUFGABEN) - Im ersten Schritt erstellst du deine eigene Liste mit Aufgaben, die die Ziele des Wochen- oder Monatsplans enthalten sollten, sowie Aufgaben, die vom vorherigen Tag übrig geblieben sind, aktuelle Angelegenheiten, die heute aufgetaucht sind und morgen erledigt werden müssen, und routinemäßige Aufgaben.
2. Schätze die Dauer ab (LÄNGE SCHÄTZEN) - Im zweiten Schritt schätzt du die Dauer aller Aktivitäten ab, die du im ersten Schritt aufgelistet hast. Achte darauf, bei der Zeitabschätzung realistisch und erfahrungsbasiert vorzugehen.
3. Berücksichtige die 60:40-Regel (PUFFERZEITEN EINPLANEN) - Es ist wichtig, eine interne Pufferzeit einzuplanen, indem du nur 60% deiner verfügbaren Zeit planst. Die restlichen 40% der Zeit dienen als Reserve für unvorhergesehene Ereignisse, die du nicht voraussehen kannst.
4. Setze Prioritäten (ENTSCHEIDUNGEN TREFFEN) - In diesem Schritt weist du jeder Aufgabe individuelle Prioritäten zu. Hier kannst du beispielsweise die Eisenhower-Matrix oder das Pareto-Prinzip nutzen.
5. Überwache die Durchführung (NACHKONTROLLE) - Dies ist der letzte Schritt der ALPEN-Methode. In diesem Schritt überwachst du die Durchführung der Aufgaben und den Fortschritt deiner Arbeit. Du streichst ab, was bereits erledigt ist, und am Ende deines Arbeitstages überprüfst du, welche Aufgaben du nicht erledigt hast, um sie mit höchster Priorität auf den nächsten Tag zu übertragen.

Der Hauptvorteil der ALPEN-Methode besteht darin, dass sie einen erheblichen Einfluss auf die Strukturierung unseres nächsten Tages hat, indem sie unseren zukünftigen Aufgaben eine angemessene Struktur verleiht. Dadurch beseitigen wir Chaos und können uns viel leichter in allen Aufgaben orientieren, die wir an einem bestimmten Tag erledigen müssen. Dies eliminiert auch Störungen unseres Arbeitsrhythmus. Durch die Verwendung dieser Methode arbeitest du an Selbstkontrolle.

Die ABC-Methode

Du hast wahrscheinlich bemerkt, dass du bei der Verwendung von Aufgabenlisten diese normalerweise nacheinander abarbeitest, indem du die Aufgabe von der Liste streichst. Es kommt häufig vor, dass du an einem bestimmten Tag etwas nicht erledigt hast und die Aufgabe auf den nächsten Tag verschiebst. Am nächsten Tag wiederholt sich die Geschichte... und deine Liste wird mit jedem Tag länger, was bei dir zunehmendes Frustrations- und Demotivationsgefühle auslöst.

Das Heilmittel gegen dieses Problem ist gerade die ABC-Methode. Durch ihre Anwendung kannst du in deinen Planungsprozess eine gewisse Ordnung bringen und jeder Aufgabe eine von drei Prioritäten (A, B oder C) zuweisen. Dadurch weißt du, welche Aufgaben den größten Einfluss auf die Erreichung deiner Ziele haben werden.

Der Buchstabe A steht für deine Prioritäten. Diese machen etwa 15% aller Aufgaben aus. Wenn wir jedoch diese Aufgaben erledigen, erzielen wir ganze 65% der Ergebnisse. B kennzeichnet mittelwichtige Angelegenheiten, die für 20% der Ergebnisse verantwortlich sind. Die Aufgaben vom Typ C sind die am wenigsten wichtigen, beanspruchen jedoch 65% unserer Zeit und führen nur zu 15% der Ergebnisse. Diese Analyse funktioniert am besten, wenn wir mit den Aufgaben beginnen, die uns die meisten Ergebnisse bringen werden.

Denke daran, dass du deine eigenen Regeln festlegen kannst. Es genügt, dass du ein paar Schritte befolgst:

• Notiere deine Ergebnisse - Schreibe unbedingt deine Aufgaben auf, damit sie machbar sind (am besten basierend auf der KAIZEN-Methode - kleine Schritte). Ihre regelmäßige Durchführung wird dich zu weiterem Handeln motivieren.
• Plane den nächsten Tag - Versuche an die kommenden Tage zu denken und nicht nur im Hier und Jetzt zu leben. Versuche sogar eine kurze Liste von Aufgaben zu erledigen. Das wird dir helfen, den Überblick über das zu behalten, was du zu erledigen hast.
• Analysiere - Nachdem du deine Aufgaben geplant hast, überlege, welche davon wichtig und welche dringend sind. Plane Zeit für ihre Durchführung ein. Ordne sie dann nach ihrer Bedeutung (ABC-Methode).
• Realismus - Versuche, deine Absichten mit deinen Kräften abzustimmen und plane nicht zu viele Aufgaben. Bei meiner Planung versuche ich, mit etwa 7 Aufgaben pro Tag zu arbeiten. Das Erfüllen einer unrealistischen Liste wird langfristig zu einem geringeren Selbstwertgefühl führen. Du willst doch nicht zu einer Maschine werden, oder?
• Überprüfe deinen Fortschritt - Durch häufige Analyse und Überprüfung deines Fortschritts kannst du deine Aktivitäten im Griff behalten und zukünftige Verzögerungen vermeiden.

Wenn du dein Wissen im Bereich Zeitmanagement weiter vertiefen möchtest, empfehle ich dir das Buch "Zarządzanie czasem" (Time Management) von Brian Tracy (2006), veröffentlicht durch den Muza-Verlag.

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