Nous distinguons deux objectifs principaux en matière de gestion du temps. Le premier est une meilleure utilisation du temps disponible, tandis que le second consiste à limiter le gaspillage de temps. Pour atteindre ces deux objectifs et augmenter votre productivité, vous pouvez utiliser la matrice d'Eisenhower, également connue sous le nom de matrice de priorités et de gestion du temps.

Comment cela a-t-il commencé ?

Dwight David Eisenhower, qui a occupé le poste de président des États-Unis pendant deux mandats de 1953 à 1961, était considéré comme l'une des personnes les plus productives. Pendant sa présidence, il a lancé des programmes tels que la création de l'intranet (DARPA), les programmes spatiaux (NASA), l'utilisation de sources d'énergie alternatives (Atomic Energy Act) et le système de contrôle aérien. Grâce à ses nombreuses réalisations, sa vie est devenue le sujet de nombreuses études sur la gestion de projets, le temps et la productivité en général. Il n'est donc pas surprenant qu'il soit considéré comme quelqu'un capable de maintenir une productivité exceptionnelle tout au long de sa vie.

Quel était donc le secret de la productivité du président des États-Unis ? Eisenhower avait la capacité de distinguer les tâches importantes des tâches urgentes, ce qui lui permettait de gérer efficacement ses actions en se concentrant sur la tâche à accomplir.

Important ou urgent ?

Réfléchissons maintenant à la manière dont Eisenhower distinguait les tâches importantes des tâches plus urgentes.

• Les tâches importantes sont celles qui ont une importance à long terme. Les choses importantes ne nécessitent généralement pas d'action immédiate, mais en raison de notre négligence ou d'autres objectifs, elles peuvent devenir urgentes. En se concentrant sur le travail lié aux tâches importantes, on devient proactif, ce qui nous permet de créer la vie que nous voulons plutôt que de simplement réagir aux circonstances.
• Les tâches urgentes exigent une action et une réaction immédiates. Les événements soudains échappent généralement à notre contrôle, et en y réagissant, nous sommes plus stressés, frustrés et moins organisés. Les tâches urgentes et importantes se disputent notre attention, et c'est à nous de décider où la diriger. Eisenhower a créé une méthode qui met les priorités en premier et relègue les tâches urgentes au second plan. Il est important de noter que les tâches importantes liées à des objectifs à long terme déterminent la qualité de notre vie, tandis que les tâches urgentes sont souvent des remplissages de temps inutiles tels que les e-mails, les appels téléphoniques et les réunions qui semblent importants mais qui n'apportent pas réellement de valeur. La méthode visant à améliorer la productivité personnelle porte précisément le nom de matrice d'Eisenhower d'après son nom.

Dwight David Eisenhower

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower est un outil simple pour organiser les tâches en fonction de quatre catégories :

1. Les urgentes et importantes - les tâches qui nécessitent une action immédiate. Il s'agit généralement des crises, des problèmes et des échéances qui crient notre attention. Par exemple, la date limite imminente pour soumettre des documents à l'administration, l'étude pour l'examen de demain ou la réparation d'une voiture. Avec une planification et une organisation adéquates, de nombreuses tâches n'appartiendront jamais à cette catégorie. Après tout, ne pouvons-nous pas planifier à l'avance la soumission des documents à l'administration ?
2. Les importantes mais non urgentes - cette catégorie regroupe les tâches importantes qui n'ont pas de délai précis. Les tâches importantes mais non urgentes sont généralement liées aux relations familiales, à la planification et à l'amélioration de soi. Nous devrions consacrer autant de temps que possible à ces tâches, car elles apportent le plus d'avantages à notre vie professionnelle. Par exemple, planifier la semaine, faire de l'exercice, poursuivre des loisirs ou lire des livres inspirants. Consacrer du temps aux choses les plus importantes exige une grande conscience et une grande détermination pour hiérarchiser nos priorités, malgré les millions de tâches urgentes. La pensée à long terme aide à choisir entre ce qui a une importance immédiate et ce qui est vraiment important pour notre avenir.
3. Les urgentes mais non importantes - cette catégorie regroupe les tâches qui devraient être déléguées à quelqu'un d'autre. La plupart des tâches urgentes mais non importantes sont liées à d'autres personnes et à les aider à atteindre leurs objectifs plutôt qu'aux nôtres. Quelques exemples de telles tâches sont les appels téléphoniques, la visite impromptue de la grand-mère ou les collègues qui vous demandent de l'aide. Après avoir passé toute la journée à aider tout le monde autour de vous, vous avez beaucoup fait, mais rien pour vous-même. Si vous ne voulez pas vivre la vie des autres, évitez les tâches urgentes mais non importantes.
4. Les non urgentes et non importantes - ces actions doivent être éliminées de notre vie (tâches ni importantes ni urgentes). Le désordre sur le bureau de votre ordinateur ou une boîte e-mail remplie de spam peuvent distraire votre attention. C'est pourquoi on dit que les tâches de la catégorie 4 ne contribuent pas à la réalisation d'objectifs personnels et qu'elles nous volent notre précieux temps. Quelques exemples de telles tâches sont la navigation sur Internet sans but précis ou jouer à des jeux vidéo. Il est important de noter que l'élimination de toutes les tâches susmentionnées n'est ni possible ni sain. Après le travail, chacun de nous a besoin de donner du repos à notre esprit. Cependant, il est important de veiller à ce que les tâches de cette catégorie prennent le moins de temps possible.

Comment utiliser correctement la matrice d'Eisenhower?

Comme nous l'avons déjà mentionné, la matrice d'Eisenhower est une méthode populaire pour déterminer les priorités et gérer le temps. Lorsque vous utilisez cette méthode, il est important de suivre quelques règles essentielles:

• Consacrez la majeure partie de votre temps à analyser le quadrant 2. Cela vous permet de travailler uniquement sur les tâches importantes pour vous.
• Rappelez-vous que ce qui est urgent n'est pas toujours important à l'instant présent. Lorsque vous créez une matrice, vous devez distinguer les tâches du quadrant 1 et du quadrant 3.
• Si vous souhaitez mesurer le temps que vous consacrez à chaque quadrant, il vous suffit de tenir un journal hebdomadaire du temps passé sur chaque tâche.
• Si vous passez trop de temps à réaliser des tâches du quadrant 3 et que vous manquez de temps pour réaliser vos propres tâches, vous aidez tout le monde à atteindre leurs objectifs. Il est temps d'apprendre à dire NON.

Une méthode parfaite?

Je pense que la capacité de se concentrer est l'une des compétences les plus précieuses que nous puissions acquérir à l'ère moderne. En planifiant les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, nous savons quelles actions sont les plus précieuses pour nous. Grâce à une élimination efficace des tâches inutiles ou à la hiérarchisation des priorités, nous pouvons nous concentrer sur la réalisation des choses qui comptent vraiment pour nous. C'est pourquoi la matrice d'Eisenhower est parfaitement adaptée dans ce cas.

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