Les deux dernières années ont été marquées par une période d'actions sans précédent, où nous, les êtres humains, avons été impliqués de manière active, voire passive. Il convient de souligner que l'environnement en constante évolution et imprévisible a eu un impact considérable sur notre efficacité. Surtout dans les premières semaines de la pandémie, il était très difficile de planifier notre journée de travail.

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Les deux dernières années ont été marquées par une période d'actions sans précédent, où nous, les êtres humains, avons été impliqués de manière active, voire passive. Il convient de souligner que l'environnement en constante évolution et imprévisible a eu un impact considérable sur notre efficacité. Surtout dans les premières semaines de la pandémie, il était très difficile de planifier notre journée de travail.

Néanmoins, nous avons ressenti que certaines personnes de notre entourage étaient plus rapides, plus astucieuses et plus sûres dans leurs actions, alors que nous avons tous le même élément commun : le temps dont nous disposons chaque jour. Chaque jour, nous avons en effet 24 heures à notre disposition, et la façon dont nous les utilisons dépend uniquement de nous-mêmes. Cependant, nous sommes souvent confrontés à un sentiment de journée gaspillée, ce qui est encore extrêmement frustrant pour de nombreuses personnes. Je suis sûr que tu as souvent connu cela, n'est-ce pas ?

Permettez-moi de remonter d'abord à l'année 1918, lorsque Charles Schwab, directeur de la Bethlehem Steel Corporation (la deuxième plus grande entreprise sidérurgique des États-Unis), a décidé d'engager un consultant pour améliorer la productivité de son entreprise. Ce consultant était Ivy Lee, un spécialiste de la publicité âgé de quarante ans et pionnier des relations publiques. Charles Schwab, souhaitant augmenter la productivité de ses employés, a demandé l'aide d'Ivy Lee. Celui-ci a accepté, soulignant qu'il avait besoin de 15 minutes d'entretien avec chaque employé. Il n'a cependant pas précisé sa rémunération, précisant que s'il constatait des résultats, il lui enverrait lui-même le montant qu'il jugerait approprié. Trois mois plus tard, Lee a reçu un chèque de 25 000 dollars, l'équivalent de 400 000 dollars d'aujourd'hui. Qu'a donc transmis Ivy Lee aux employés ? En quoi consiste sa méthode ?

Chacun des employés de l'entreprise a reçu de sa part une instruction basée sur quelques étapes simples, les voici :

1. La dernière tâche avant de quitter le lieu de travail est de dresser une liste des tâches pour le lendemain. N'oubliez pas, il est important de la faire avant de quitter votre lieu de travail !
2. Parmi la liste des tâches établie, choisissez jusqu'à 6 tâches les plus importantes qui doivent être effectuées en premier.
3. Copiez-les sur une carte individuelle en les classant selon votre propre priorité (de la plus importante en haut).
4. Le lendemain, commencez votre travail par la première tâche de votre liste. Ne passez pas à la suivante tant que vous n'avez pas terminé la précédente.
5. Si à la fin de la journée, il reste des tâches non terminées sur la liste, déplacez-les en haut de la liste pour le lendemain et ajoutez de nouvelles tâches de manière à ce que la liste contienne à nouveau un maximum de 6 éléments.
6. Répétez ce processus chaque jour.

Et maintenant, il serait intéressant de se demander pourquoi cela fonctionne. On pourrait dire que la méthode est carrément banale. Alors pourquoi s'est-elle révélée si efficace pour Charles et son entreprise ? Il y a au moins quelques raisons, les voici :

1. Vous concentrez votre attention sur une seule chose - Vous ne passez pas d'une tâche à l'autre et vous ne faites pas deux choses en même temps. Vous travaillez sur un problème spécifique jusqu'à ce qu'il soit résolu.
2. Vous savez à quoi vous attendre dès le jour précédent - Lorsque vous vous mettez au travail après une nuit de sommeil, vous n'avez pas à réfléchir à ce que vous devez faire. Votre liste de tâches est prête et vous pouvez commencer immédiatement vos actions.
3. Vous exploitez la puissance du papier - Après de nombreuses années de travail en tant que producteur, je pense que le papier fonctionne beaucoup mieux que n'importe quelle application de gestion. Ce que vous mettez sur papier doit être fait, la tâche ne disparaîtra pas d'elle-même, comme nous pouvons le faire sur un ordinateur en appuyant simplement sur la touche "supprimer".
4. Vous établissez des priorités - Vous abordez d'abord les tâches les plus importantes. Même si vous ne parvenez pas à tout faire dans la journée, vous ferez au moins une ou deux priorités.
5. Vous limitez le nombre de tâches par jour - Ivy Lee a fixé une limite de 6 tâches, mais l'important ici est d'établir votre propre limite claire afin d'éviter l'effet d'être submergé et surchargé. Dans chaque domaine, la taille d'une tâche individuelle est différente. Pour certaines personnes, cela peut être 5 tâches par jour, tandis que d'autres peuvent en faire 20. Seul nous connaissons notre rythme quotidien, alors remplissons-le à 70%.

Bien que cette méthode ait plus de 100 ans, elle fonctionne toujours bien dans le travail créatif. Cependant, chaque méthode a également ses inconvénients. Dans ce cas, le plus important est l'incapacité de planifier de manière prospective des actions visant à atteindre des objectifs trimestriels, annuels ou à long terme. Comme tu l'as sûrement remarqué, cette méthode se concentre davantage sur l'action ici et maintenant avec les ressources disponibles. Il est important de prendre conscience de cette caractéristique si nous recherchons un moyen d'agir efficacement à long terme.

Alors, pour qui est cette méthode ? La méthode d'Ivy Lee convient parfaitement aux personnes qui commencent tout juste à travailler sur leur productivité - ce n'est pas un hasard si je l'ai choisie également pour le premier épisode de mon podcast. C'est un excellent point de départ pour toi. Avant de quitter ton travail, il suffit de consacrer 15 minutes chaque jour pour commencer à remarquer un changement dans ton efficacité de travail après seulement une semaine. Cette méthode simple ne nécessite pas de préparation ou d'investissement important de notre temps, ce qui en est un grand avantage.

En conclusion, j'aimerais partager avec vous quelques réflexions sur la manière dont j'ai développé cette méthode dans ma vie. Tout d'abord, j'ai remarqué qu'elle se marie très bien avec la méthodologie Kaizen - qui nous apprend à définir les plus petits objectifs à atteindre. Cependant, dans le tumulte du travail quotidien, il n'est pas toujours possible de diviser une tâche en étapes plus petites. Le lendemain, au lieu d'accomplir la tâche planifiée dans son ensemble, nous commençons à créer un encombrement qui, après quelques jours, peut nuire à notre motivation au travail.

C'est pourquoi j'ai ajouté une 7e étape à cette méthode, qui se présente comme suit : si la tâche reportée au lendemain nécessite davantage de travail et que nous savons qu'elle ne sera pas terminée dans la journée, essayons de la diviser en actions plus petites en fin de journée. Par exemple, la tâche "créer un nouveau site web" est une tâche étendue qui comprend de nombreux processus intermédiaires tels que l'élaboration de maquettes fonctionnelles, la création de modèles, la rédaction de contenus, le choix de l'hébergement. Nous ne pourrons certainement pas tout faire en une journée si nous venons de commencer. C'est pourquoi je commence la planification en décomposant la tâche restante en étapes plus petites. J'établis alors une liste distincte d'étapes pour cette tâche (important, sur une feuille de papier séparée) à partir de laquelle je choisis une tâche à accomplir et je la planifie pour le lendemain. Cela me permet d'accomplir différents objectifs non liés les uns aux autres - c'est précisément l'un de mes secrets pour travailler de manière productive.

Terminez chaque journée et n'y revenez pas. Vous avez fait ce que vous pouviez. Vous avez certainement commis des erreurs, mais oubliez-les le plus rapidement possible. N'oubliez pas que demain sera un nouveau jour — Ralph Emerson

J'espère que les connaissances que je t'ai transmises aujourd'hui transformeront ta vie quotidienne. N'oublie pas de t'abonner à mon podcast sur ta plateforme de podcast préférée. Prends soin de toi et à bientôt dans le prochain épisode.

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