Rifletti se, mentre ti prepari per una nuova impresa, hai dedicato anche solo un istante a considerare se tu o la tua azienda siete adeguatamente preparati per affrontarla completamente? Ti è mai capitato di agire impulsivamente senza riflettere e analizzare il problema, solo per incontrare improvvisamente difficoltà? L'agire impulsivamente ha funzionato? Probabilmente no... Ma perché accade che ci impegniamo in cose che potremmo non essere in grado di realizzare? Molte persone, anche tra i miei conoscenti, provano palpitazioni al solo sentire la parola "rischio", ma è giusto così? Ogni giorno ognuno di noi corre dei rischi, questo processo dura per tutta la vita. Dopotutto, nessuno di noi conosce il proprio futuro, non sappiamo cosa ci aspetta dietro l'angolo. Lo stile di vita frenetico a cui siamo abituati non ci fa notare il rischio che ci accompagna, nonostante ogni decisione presa da noi o ogni azione intrapresa possa suscitare in noi paura e stress. Ricordiamo ciò che disse Mark Twain: "Il coraggio è il dominio della paura, non l'assenza di paura".

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Immagina di trovarti proprio adesso di fronte a una decisione importante. Mentre rifletti sulla soluzione, è probabile che analizzerai ogni possibile via d'uscita dal problema, considerando tutti i profitti e le perdite. Ma sei sicuro che questo modo di pensare sia appropriato? Nota che, in caso di fallimento, ottieni sempre una preziosa lezione per il futuro, mentre in caso di successo, avrai soddisfazione e la conoscenza acquisita nel compiere il compito che ti sei prefissato. Non rimani mai a mani vuote. Si potrebbe dire che, prendendo rischi, si ottiene sempre qualcosa! Ecco perché il vero perdente è solo colui che non ha mai provato.

La verità è che anche se avessi il miglior piano, una vasta conoscenza e un team di esperti da tutto il mondo, non hai mai una garanzia al cento per cento di successo. Anzi! Prendendo rischi anche minimi, imparerai di più su te stesso. È difficile apportare qualsiasi cambiamento nella propria vita... quando si rimane nello stesso stato per un lungo periodo di tempo. Sì, sto parlando della propria zona di comfort che hai creato per sentirti al sicuro. Ogni tentativo di cambiamento comporta un rischio che può portare a risultati diversi... come compromettere la salute, il fallimento finanziario o addirittura una vita migliore. Non lasciare che le potenziali sfide offuschino la tua voce interiore durante il processo decisionale. Pertanto, non devi temere il rischio, devi domarlo e trasformarlo in un processo funzionante!

Prima di presentare il processo da cui ho iniziato a costruire la mia fiducia in me stesso, vorrei richiamare l'attenzione su un altro elemento importante che vi illustrerò con alcuni esempi:

1. Cucinare ogni giorno può essere paragonato a un insieme di attività "quasi" complete che dobbiamo svolgere per preparare il nostro pranzo. Naturalmente, con ogni piatto acquisiamo nuove abitudini e routine, ma la base rimane invariata. Pertanto, queste attività possono essere considerate ripetitive.
2. I progetti di costruzione classici dispongono anche di una vasta base di migliori pratiche, standard e soluzioni predefinite, che anch'io classificherei come attività ripetitive, in cui la maggior parte dei fattori critici può essere prevista.
3. I progetti informatici sono un esempio di attività in cui riconosciamo l'unicità, poiché ogni volta i partecipanti si trovano di fronte a nuove sfide il cui verificarsi e impatto sul successo del progetto era difficile da prevedere. Ad esempio, un progetto dipende da diverse librerie fornite da terze parti, che al momento possono funzionare, ma tra sei mesi potrebbero disabilitare alcune funzionalità influenzando il prodotto finale dell'impresa in corso di sviluppo.

Notate che in questi tre esempi si possono notare alcuni livelli di rischio. Quindi come possiamo definire il rischio? Il rischio può essere definito come un evento o una condizione incerta che, nel caso si verifichi, può influire positivamente o negativamente sulla realizzazione di un progetto o sul suo raggiungimento. Ogni fattore di rischio ha una fonte e delle cause specifiche che possono essere classificate. Pertanto, distinguiano:

1. Cause esterne — includono le condizioni generali politiche e legali imposte dallo Stato. Inoltre, possiamo considerare le condizioni di mercato esistenti e i requisiti delle istituzioni finanziarie e delle agenzie di rating. In breve, le cause esterne non dipendono dalle nostre decisioni.
2. Cause interne — comprendono i modi in cui il progetto è pianificato insieme ai fattori umani coinvolti. In breve, si tratta di tutti i fattori che possono minacciare l'esecuzione del progetto, come dispute di licenze, problemi di comunicazione, ferie dei dipendenti o la scelta della tecnologia che intendiamo utilizzare.

Come costruire in modo efficace un processo di controllo del proprio rischio? Elenchiamo di seguito alcuni metodi di controllo del rischio. Alcuni di essi sono ovvi e la maggior parte di noi li utilizza anche senza rendersene conto.

1. Evitare il rischio — si tratta di rifiutare consapevolmente l'accettazione di un rischio temporaneo. Questo metodo è considerato irresponsabile, ma ovviamente dipende dalla situazione in cui ci si trova. Ad esempio, accettare un nuovo incarico durante un periodo di carico di lavoro intenso sarebbe una decisione responsabile.
2. Mitigare il rischio - può essere diviso in mitigazione attiva e mitigazione passiva. La mitigazione attiva comporta una decisione consapevole di mitigare il rischio in parte o totalmente, ad esempio non pagare le tasse in tempo. La mitigazione passiva avviene quando una persona o un'azienda decide di mantenere il rischio esistente.
3. Minimizzare il rischio - ad esempio effettuare un'analisi aggiuntiva che permetta di valutare meglio l'iniziativa in corso o adattare il sistema in fase di sviluppo.
4. Assicurazioni - il metodo più comune, che consiste nel trasferimento del rischio, nella sua distribuzione e nel controllo del rischio inteso come influenza preventiva dell'assicurazione sul comportamento dell'assicurato.
5. Acquisire informazioni - ad esempio l'acquisto di documentazione per una libreria open-source che fa parte del software in sviluppo, o l'acquisto di modelli predefiniti che possono essere modificati per soddisfare gli obiettivi prefissati.
6. Controllo del rischio - azioni intraprese per ridurre la frequenza degli eventi dannosi e le loro conseguenze potenziali, nonché per ridurre le perdite dopo che si è verificato un evento imprevedibile.
7. Trasferimento del rischio - il trasferimento del rischio su un'altra parte utilizzando meccanismi legali (contratti di assicurazione, contratti di deposito, contratti di sorveglianza) e azioni di natura organizzativa o di sicurezza.
8. Distribuzione del rischio - un metodo che consiste nella divisione degli effetti finanziari di un dato rischio tra un gruppo di persone o entità.
9. Integrazione con il piano di rischio - consiste nell'integrare i piani d'azione per i singoli fattori di rischio con il piano complessivo del progetto.

Come avvicinarsi all'analisi del rischio?

L'analisi del rischio dovrebbe essere avviata con un'intervista al fine di comprendere meglio la natura e l'ampiezza del progetto in questione. Durante l'intervista, è importante raccogliere tutte le informazioni necessarie che ci consentiranno di delineare i contorni del progetto che intendiamo realizzare. I materiali raccolti possono anche essere utili per confrontarli con le best practice aziendali o con i dipendenti chiave che possiedono una maggiore esperienza nel campo specifico.

„Se non attacchi attivamente il rischio, esso attaccherà attivamente te.” — Tom Gilb

Successivamente, utilizzando i materiali precedentemente raccolti, come il brief del progetto, le informazioni raccolte dal team, i report aziendali, i database e altri rapporti, possiamo procedere con l'analisi che consiste nell'esaminare la nostra situazione attuale, che ci indicherà se siamo veramente pronti a intraprendere questo progetto.

Ricorda che è anche importante osservare costantemente il proprio ambiente, sia in modo diretto che indiretto. Una volta che hai completato X progetti e hai acquisito ulteriori preziose esperienze, puoi iniziare a modellare i tuoi processi utilizzando simulazioni al computer, come diagrammi di Gantt, che ti faciliteranno la presentazione dello stato reale di un progetto specifico.

Come gestire il rischio?

Nella gestione del rischio, possiamo identificare due elementi fondamentali:

• la probabilità che si verifichi un evento che potrebbe influenzare il successo del tuo progetto,
• l'impatto, ovvero in che misura la comparsa di un dato fattore di rischio potrebbe disturbare il piano previsto del progetto.

“Non evitare mai il rischio! Cerca sempre di esaminare il terreno su cui stai per mettere piede.”

Tom Gilb, considerato uno dei fondatori o principali ispiratori di molte discipline tecniche, come le "metriche software" e i "metodi evolutivi di gestione dei progetti", ha suggerito di suddividere i fattori di rischio nelle seguenti categorie:

• Conosciuti, cioè quelli di cui siamo consapevoli che esistono. Conosciamo solo il momento in cui si verificheranno e l'impatto che avranno sullo svolgimento delle attività del progetto (ad esempio, cambiamenti organizzativi nell'azienda o lo sviluppo continuo della tecnologia che richiede l'adattamento dei sistemi informatici ogni X mesi).
• Prevedibili, di cui non siamo certi quando si verificheranno, ma la probabilità è abbastanza alta da tenerli in considerazione durante la pianificazione del nostro progetto (ad esempio, la gestione dei subappaltatori in base alle fluttuazioni dei tassi di cambio).
• Imprevedibili, ovvero fattori di rischio che non erano prevedibili in precedenza. Un esempio perfetto di fattori di rischio imprevedibili sono le calamità naturali, gli incidenti o la partenza di un dipendente chiave dalla nostra azienda.

Come affrontare l'analisi del rischio nel nostro progetto? Di seguito ho raccolto alcune tecniche di identificazione tipiche:

• Utilizzare checklist che includono gruppi di fattori di rischio comuni e/o più popolari che potremmo incontrare nel nostro progetto.
• Analizzare i fattori decisionali, cioè le basi per prendere decisioni durante la pianificazione e l'esecuzione dell'iniziativa.
• Effettuare un'analisi delle assunzioni, confrontando le condizioni adottate per il presente progetto con le esperienze precedenti di progetti simili.
• Scomporre le potenziali minacce e problemi nei loro elementi costitutivi per identificare i fattori di rischio.

Successivamente, procediamo con l'analisi del rischio, che include la valutazione della probabilità e dell'entità potenziale delle perdite. Possiamo farlo utilizzando:

• Modelli di costo basati sull'analisi finanziaria, che evidenzieranno chiaramente le potenziali minacce.
• Modelli di prestazioni che esaminano l'impatto dei fattori di rischio sull'avanzamento del progetto.
• Analisi decisionali volte a determinare i potenziali risultati di un determinato evento.
• Analisi qualitative per verificare l'impatto degli eventi sulla qualità del prodotto sviluppato.

Le informazioni raccolte rappresenteranno uno strumento ideale per il monitoraggio e il controllo più affidabile. Tali azioni dovrebbero anche portare alla creazione di un Piano di Gestione del Rischio (Risk Management Plan), che costituirà una solida protezione per la tua vita, l'azienda o il progetto in situazioni di crisi.

Ricorda che il rischio è il nemico principale del successo del nostro progetto. La gestione del rischio è quindi fondamentale per raggiungere i nostri obiettivi, e l'applicazione di adeguate tecniche ci consente di controllarlo e minimizzarne l'impatto negativo. Solo la gestione ciclica del processo e l'esecuzione regolare dei compiti garantiscono l'efficacia e i risultati desiderati.

Spero che le conoscenze che ti ho fornito oggi possano migliorare la tua vita quotidiana. Ricorda anche di iscriverti al mio podcast sulla tua piattaforma preferita. Resta al caldo e ci vediamo nel prossimo episodio.

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