Identifichiamo due obiettivi principali nella gestione del tempo. Il primo è sfruttare meglio il tempo a disposizione, mentre il secondo è ridurre il suo spreco. Per raggiungere entrambi gli obiettivi e aumentare la propria produttività, puoi utilizzare la Matrice di Eisenhower, comunemente nota come matrice delle priorità e della gestione del tempo.

Da dove ha avuto inizio?

Dwight David Eisenhower, che ha ricoperto la carica di presidente degli Stati Uniti per due mandati dal 1953 al 1961, è stato considerato una delle persone più produttive. Durante il suo mandato presidenziale, ha avviato programmi come (1) l'istituzione dell'Intranet (DARPA), (2) programmi che hanno contribuito alla conquista dello spazio (NASA), l'utilizzo di fonti alternative di energia (Atomic Energy Act) e il sistema di controllo dei voli. Grazie a numerose imprese di successo, la sua vita è stata oggetto di numerosi studi sulla gestione dei progetti, del tempo e della produttività in generale. Non sorprende, quindi, che fosse considerato un individuo capace di mantenere un'eccezionale efficienza lavorativa per tutta la sua vita.

Qual era il segreto della produttività del Presidente degli Stati Uniti? Eisenhower aveva la capacità di distinguere tra questioni importanti e urgenti, il che gli ha consentito di gestire efficacemente le sue azioni, concentrandosi adeguatamente su compiti specifici.

Importante o urgente?

Pertanto, cerchiamo di capire come Eisenhower distinguessi tra le attività importanti e quelle più urgenti.

• Attività importanti sono quelle che hanno la maggior rilevanza a lungo termine. Le cose importanti di solito non richiedono un'azione immediata. Tuttavia, a causa della nostra negligenza o di altri obiettivi, possono diventare urgenti. Concentrandoci sul lavoro relativo alle attività importanti, diventiamo proattivi e creiamo la vita che desideriamo, invece di lasciarci influenzare dalle circostanze.
• Attività urgenti richiedono un'azione e una reazione immediate da parte nostra. Gli eventi improvvisi di solito sono al di fuori del nostro controllo, quindi affrontarli può portare a stress, frustrazione e disorganizzazione, poiché siamo costantemente in balìa delle emergenze, approfondendo così il caos nella nostra vita.

Le attività importanti e urgenti si contendono la nostra attenzione e dipende da noi quale riceverà la nostra attenzione prioritaria. Eisenhower ha creato un metodo che mette al primo posto le priorità e sposta in secondo piano le attività urgenti. È importante notare che le attività importanti, legate a obiettivi a lungo termine, determinano la qualità della nostra vita. D'altra parte, le attività urgenti sono solo riempitivi di tempo, come email, telefonate e riunioni, che sono di scarso valore e sembrano solo importanti. Il metodo per aumentare la produttività personale prende il nome proprio dalla Matrice di Eisenhower, dal suo cognome.

Dwight David Eisenhower

Che cos'è la Matrice di Eisenhower?

La Matrice di Eisenhower è uno strumento semplice per l'organizzazione delle attività basato su quattro categorie:

1. Urgente e importante: sono questioni che richiedono un'azione immediata. In questa categoria rientrano di solito le crisi, i problemi e le scadenze che richiamano la nostra attenzione. Ad esempio: una scadenza imminente per la presentazione di documenti presso un ufficio, lo studio per un esame di domani o la macchina guasta. Con un po' di pianificazione e organizzazione adeguata, molte attività non finiranno in questa categoria. Dopotutto, non potremmo pianificare in anticipo la presentazione dei documenti all'ufficio?
2. Importante, ma non urgente: in questa categoria si trovano attività importanti che non hanno una scadenza urgente. Le questioni importanti ma non urgenti riguardano principalmente le relazioni familiari, la pianificazione e l'autosviluppo. Dovremmo dedicare il massimo tempo a queste attività, poiché apportano i maggiori benefici alla nostra vita professionale. Ad esempio: pianificare la settimana, fare esercizio fisico, coltivare un hobby o leggere libri ispiranti. Trovare il tempo per le cose più importanti richiede una grande consapevolezza e determinazione per impostare le priorità secondo la nostra volontà. Il pensiero a lungo termine ci aiuta a scegliere tra ciò che ha importanza solo ora e le questioni significative per il nostro futuro.
3. Urgente, ma non importante: in questa categoria si trovano attività che possono essere delegate ad altre persone. La maggior parte delle attività urgenti ma non importanti riguarda le altre persone e l'aiuto nel raggiungimento dei loro obiettivi, non dei nostri. Alcuni esempi di tali attività sono: telefonate, visite improvvise della nonna o colleghi che chiedono aiuto. Dopo una giornata passata ad aiutare tutti intorno a noi, abbiamo fatto molto, ma nulla per noi stessi. Se non vuoi vivere la vita degli altri, evita le questioni urgenti ma non importanti.
4. Non urgente e non importante: sono azioni da eliminare dalla nostra vita (attività che non sono né importanti né urgenti). Il disordine sul desktop del computer o una casella di posta piena di spam possono distrarre la nostra attenzione. Pertanto, si dice che le attività nella categoria 4 non aiutino a raggiungere gli obiettivi personali, ma rubino il nostro prezioso tempo. Alcuni esempi di tali attività sono: navigare senza scopo su Internet o giocare ai videogiochi. È importante ricordare che eliminare tutte le attività sopra elencate non è possibile né sano. Dopo il lavoro, ognuno di noi ha bisogno di dare una pausa alla nostra mente. Tuttavia, è necessario assicurarsi che le attività in questa categoria occupino il minor tempo possibile.

Come utilizzare correttamente la Matrice di Eisenhower?

Come accennato in precedenza, la Matrice di Eisenhower è un metodo popolare per stabilire le priorità e gestire il tempo. Tuttavia, durante l'utilizzo di questo metodo, è importante tenere a mente alcune regole importanti:

• Dedica la maggior parte del tempo all'analisi del quadrante 2. In questo modo, ti stai concentrando solo sulle attività importanti per te.
• Ricorda che ciò che è urgente non è sempre importante in quel momento. Durante la creazione della matrice, è necessario distinguere tra le attività del quadrante 1 e del quadrante 3.
• Se desideri monitorare il tempo trascorso in ogni quadrante, puoi tenere un registro settimanale della durata delle attività.
• Se dedichi troppo tempo alle attività del quadrante 3 e ti manca tempo per le tue attività, stai aiutando gli altri a raggiungere i loro obiettivi. È importante imparare a dire NO.

È un metodo perfetto?

Ritengo che la capacità di focalizzarsi sia una delle competenze più preziose che possiamo acquisire in questi tempi. Organizzando le attività in base all'urgenza e all'importanza, sappiamo quali compiti sono più preziosi per noi. Grazie all'efficace eliminazione delle attività o priorità inutili, possiamo concentrarci sulla realizzazione delle cose che sono importanti per noi. Pertanto, la Matrice di Eisenhower è perfetta per questo.

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