Si parla degli allodole mattutine o degli gufi notturni, cioè di una certa dipendenza dal nostro ritmo individuale di attività in cui il nostro corpo si sente più produttivo. Ma è davvero così? Gli scienziati hanno dimostrato che la massima capacità mentale nella maggior parte delle persone si manifesta spesso durante le ore del mattino, tra le 9:00 e le 12:00, e nel tardo pomeriggio, tra le 16:30 e le 18:00. Lo hanno chiamato il "momento d'oro", il momento in cui la nostra attività cerebrale è aumentata, influenzando una reazione più efficiente nell'agire. È proprio durante questi periodi d'oro che vale la pena pianificare le nostre attività più importanti.

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Ricordiamo che il nostro cervello non è un computer, ha anche bisogno di adeguato recupero e riposo, quindi cerchiamo di non prolungare eccessivamente il nostro lavoro. In certi momenti di esaurimento per il nostro corpo, qualsiasi processo di apprendimento e memorizzazione diventa impossibile. Pertanto, è importante prendere in considerazione il nostro ritmo individuale e svolgere compiti anche in sintonia con esso.

Il processo di pianificazione ci aiuta a prevedere nel modo più accurato possibile il nostro processo di ciò che vogliamo realizzare e come. La pianificazione in sé è un campo difficile, ma vale sempre la pena di fare lo sforzo, in modo da poter evitare futuri crisi di tempo che portano a una costante frenesia e confusione nella nostra vita. Ricorda che le crisi di tempo sono stressanti non solo per te, ma hanno anche un impatto sul tuo ambiente, come famiglia, amici o colleghi. Sicuramente hai già sperimentato questo sulla tua pelle e ancora pensi di non aver bisogno di pianificazione? Tuttavia, considera che ognuno ha i suoi limiti di resistenza. Ricorda che pianificare il tuo giorno al minuto potrebbe non essere una buona idea. Come affrontare questa situazione?

La tecnica migliore sembra essere la pianificazione basata su "blocchi di tempo" in cui vengono eseguiti singoli compiti. All'inizio, è possibile creare tre blocchi: blocco del mattino, blocco del mezzogiorno e blocco della sera. Questo metodo evita la pianificazione minuto per minuto.

Gli scienziati hanno dimostrato che tendiamo a sottovalutare il tempo necessario per completare un compito importante. La pratica, tuttavia, mostra qualcosa di diverso: è difficile stimare con precisione al minuto il tempo richiesto per completare compiti specifici, specialmente se ne abbiamo diversi da svolgere durante il giorno. Tuttavia, se ciò accade nella nostra vita, cerchiamo di pianificarlo in uno dei nostri blocchi di tempo.

Creare un piano di azione giornaliero è un compito impegnativo, ma grazie ad esso non ti perderai nel corso della giornata. Ricorda che ci saranno sempre questioni prioritare che vale la pena affrontare per prime. Un piano ben elaborato ci motiverà e ci impegnerà a perseguire i nostri obiettivi successivi. Nel frattempo, sicuramente proviamo soddisfazione nel segnare i punti successivi nella nostra lista. Di seguito ti presento alcune interessanti metodologie utili durante la pianificazione.

Metodo ALPEN

Questa tecnica è uno dei metodi più semplici e allo stesso tempo efficaci per pianificare il tempo a lungo termine. Il nome della tecnica è un acronimo che deriva dalle parole tedesche: Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen e Nachkontrolle, dove ogni parola corrisponde a una fase della pianificazione.

1. Elencare le attività (AUFGABEN) — Nel primo passaggio, si crea una lista delle proprie attività che dovrebbero includere gli obiettivi del piano settimanale o mensile, le cose che non sono state fatte il giorno precedente, le questioni che sono emerse oggi e devono essere svolte domani, le attività di routine.
2. Stimare la durata (LÄNGE SCHÄTZEN) — Il secondo passaggio consiste nel valutare il tempo necessario per completare tutte le attività elencate nel primo passaggio. Ricorda di fare stime realistiche basate sull'esperienza.
3. Considerare la regola del 60:40 (PUFFERZEITEN EINPLANEN) — È importante pianificare un margine di tempo interno, che implica pianificare solo il 60% del proprio tempo. Il restante 40% del tempo viene considerato come una riserva per eventi imprevisti che non si possono prevedere.
4. Impostare le priorità (ENTSCHEIDUNGEN TREFFEN) — In questa fase, attribuisci priorità distinte a ciascuna delle attività. Puoi utilizzare, ad esempio, la matrice di Eisenhower o il principio di Pareto.
5. Controllare l'esecuzione delle attività (NACHKONTROLLE) — Questo è l'ultimo passaggio del metodo ALPEN. In questa fase, controlli l'avanzamento delle attività e il progresso del tuo lavoro. Segni ciò che hai già completato e alla fine della tua giornata lavorativa verifichi quali attività non hai svolto per poterle riprogrammare con la massima priorità il giorno successivo.

Il principale vantaggio del metodo ALPEN è il significativo impatto sulla strutturazione della nostra giornata successiva attraverso la creazione di una struttura adeguata per le nostre future attività. In questo modo, eliminiamo il caos e ci orientiamo più facilmente in tutte le attività da svolgere in un giorno specifico, eliminando così le interruzioni del nostro ritmo di lavoro. Utilizzando questo metodo, stai lavorando sul tuo autocontrollo.

Metodologia ABC

Sicuramente hai notato che utilizzando elenchi di attività di solito le esegui in sequenza, togliendo un compito dalla lista. Probabilmente ti capita spesso di non completare qualcosa in un determinato giorno e di ripetere l'attività il giorno successivo. Il giorno dopo la storia si ripete... e la tua lista si allunga sempre di più, provocando in te una crescente frustrazione e disincanto.

La cura per questa malattia è proprio la metodologia ABC. Grazie al suo utilizzo, introdurrai un certo ordine nel tuo processo di pianificazione e assegnerai a ciascuna attività una delle tre priorità (A, B o C). In questo modo saprai quali compiti influiscono maggiormente sul raggiungimento dei tuoi obiettivi.

La lettera A rappresenta le tue priorità. Costituiscono circa il 15% di tutte le attività, ma se le completiamo otteniamo addirittura il 65% dei risultati. B indica le questioni di importanza moderata, che contribuiscono al 20% dei risultati. Infine, ci sono le attività di tipo C. Sono le meno importanti, ma assorbono il 65% del nostro tempo e ci danno solo il 15% dei risultati. Questa analisi funziona meglio quando vogliamo iniziare dalle attività che ci daranno i risultati migliori.

Ricorda che puoi stabilire le tue regole. Basta seguire alcuni passi:

• Annota i tuoi risultati — assicurati di registrare le tue attività in modo che siano fattibili (è meglio basarsi sulla metodologia KAIZEN - piccoli passi). Il loro costante completamento ti motiverà a continuare ad agire.
• Pianifica il tuo giorno di domani — cerca di tenere presente i giorni a venire, non vivere solo nel presente. Cerca di creare anche una breve lista delle cose da fare. Questo ti aiuterà a capire cosa devi fare.
• Analizza — dopo aver pianificato le tue attività, considera quali sono importanti e quali sono urgenti. Pianifica il tempo per completarle. Quindi assegnale un ordine di importanza (metodo ABC).
• Realismo — cerca di essere realistico nelle tue aspettative e non pianificare troppe attività. Durante la pianificazione, cerco di avere un massimo di 7 attività al giorno. Completare una lista irrealistica nel lungo termine può ridurre il tuo senso di valore. Non vuoi diventare una macchina, vero?
• Controlla i progressi — grazie a una frequente analisi e valutazione dei tuoi progressi, sarai in grado di gestire le tue attività in anticipo, evitando ritardi futuri.

Se desideri approfondire ulteriormente le tue conoscenze sulla gestione del tempo, ti consiglio di leggere il libro "Zarządzanie czasem" di Brian Tracy (2006), pubblicato da Muza.

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