Zauważyłem, że początkujące osoby, czy to będąc na studiach, czy to otwierając swój pierwszy biznes starają się zrealizować swoje pierwsze cele za wszelką cenę, nie patrząc przy tym na koszty i negatywny wpływ niektórych działań. Nie mniej jednak, życie jednak daje nam lekcje i każda następne przedsięwzięcie, mimo że czasami dużo kosztuje, pozwala zdobyć doświadczenie i wiedzę, która przydaje się przy realizacji kolejnych wyzwaniach. To właśnie dzięki doświadczeniu podświadomie wiemy, czego konkretnie unikać lub jakie rozwiązania zastosować, aby szybciej osiągnąć zamierzony rezultat — ale czekaj, czy tak właśnie nie tworzą się procesy? Tak, mam na myśli te procesy, które stosujesz w swojej codziennej pracy. Czasami nie są one idealne, ani wydajne, jednak to dzięki nim podążasz od punktu A do B. To właśnie dlatego powstała filozofia Kaizen, wywodząca się z japońskiej kultury i praktyki zarządzania, która odnosi się do ciągłej i niekończącej się poprawy funkcjonujących procesów w przedsiębiorstwie, czy nawet w Twoim codziennym życiu.

Podcast do czytania

Zauważ, że każdego dnia jesteś związany z wieloma grupami społecznymi tj. rodzina, znajomi, pracownicy z firmy, koleżanki i koledzy ze studiów, współpracownicy ze stowarzyszenia, czy choćby członkowie różnorakich klubów. Ze względu na ciągle zmieniający się świat każda z grup społecznych w jakiej jesteśmy wymaga ciągłego doskonalenia w każdej sferze życia. A czym właściwie jest dążenie do doskonałości? Ja doskonałość nazywam procesem, który odbywa się w oparciu o ustaloną listę kroków, która selektywnie eliminuje wszelkie zauważone niezgodności, tym samym ucząc się i wyciągając wnioski z każdego dnia jaki przeżyliśmy. Zasadniczo doskonalenie zgodnie z zasadami Kaizen odbywa się powoli, a sam proces przynosi wymierne wyniki w dłuższej perspektywie czasowej, kształtując takie cechy jak: organizacja czasu pracy, samodyscyplina, rozwój umiejętności, szukanie rozwiązań, czy umiejętność uczestnictwa w pracy zespołowej.

Warto wspomnieć, że w filozofii Kaizen najistotniejszym czynnikiem jest optymalizacja czasu pomiędzy znalezieniem problemu, a samym wdrożeniem usprawnienia w naszym procesie. Działania muszą być szybkie i skuteczne, nie możemy reagować przecież po roku od znalezienia usterki, czy wady.

Właśnie dlatego wyróżniamy dwa rodzaje sztuki doskonalenia tj.:

• Kaizen przepływu jak sama nazwa wskazuje dotyczy doskonalenia przepływu informacji i materiału w naszym przedsiębiorstwie. Często utożsamiany jest z reorganizacją całego działu, a nawet całej firmy.
• Kaizen procesu dotyczy pojedyńczego usprawniania stanowiska pracy, czyli Twoich procesów w oparciu o które wykonujesz swoje produkty lub świadczysz usługi. Celem doskonalenia jest wykonywanie drobnych usprawnień (tj. małych kroków), które wymagają małego wysiłku wdrożeniowego.

Gdzie możemy zastosować Kaizen w codziennym życiu? Wykształcenia otwartości na zmiany i utworzenie nowej, stabilnej kultury organizacyjnej, wymaga lat. Masaaki Imai, który rozpropagował podejście Kaizen na świecie w jednym z wywiadów powiedział: “Mimo porażki zalecam, aby kontynuować podjęte działania. Przeanalizować, co zostało zrobione źle i próbować dalej. Kultura ciągłego doskonalenia, wdrożona z sukcesem, wynagradza później przez lata włożony wysiłek. Moja rada jest taka, aby pracować nad tym przez przynajmniej trzy lata. Dopiero wtedy można ocenić rezultaty.”

Doskonalenie naszego procesu wykorzystując zasadę Kaizen może odbywać się na wielu płaszczyznach, dla przykładu:

• poprawa jakości wyrobu,
• redukcja kosztów produkcji,
• stworzenie odpowiednich kryteriów oceny pracy i nagradzania pracowników,
• usprawnienie logistyki
• eliminacja problemów technicznych
• i wiele więcej

Rozwijajac swój biznes to właśnie Ty wiesz dokładnie co u Ciebie się sprawdza, a co nie działa i wymaga udoskonalenia. Nawet jeżeli masz problem z określeniem swoich pierwszych celów, zawsze możesz zapytać o zdanie swojej społeczności — klientów. Oni zawsze chętnie porozmawiając z Tobą o produkcie, czy usłudzie jaką nabyli.

Arystoteles mawiał, źę Jesteśmy tym, co w swoim życiu powtarzamy. Doskonałość nie jest jednorazowym aktem, lecz nawykiem”

Jakie kroki zatem trzeba powziąć, aby wdrożyć Kaizen w swoim życiu?

1. Obserwacja — obserwuj swoje codzienne działania i procesy. Zastanów się co w nich działa, a co należy usprawnić. Możesz również powołać osobę na osobne stanowisko pracy, która będzie nadzorowała szkolenia pracowników i dbała o szerzenie idei Kaizen.
2. Analiza — przeanalizuj dokładnie problem, zastanów się nad przyczynami jego wystepowania. Przeanalizuj reklamacie i uwagi swoich klientów pod względem kosztowym i ilościowym. Opisz zebrane wnioski dokładniej na papierze.
3. Przygotuj plan usprawniania — na podstawie zebranych wniosków przygotuj pierwszy plan swojego udoskonalenia, który zawiera dokładną listę kroków eliminującą dany problem.
4. Wdróż plan — Ustal dzień i wdroż usprawnienie, ważne jest aby zrobić to jak najszybciej po znalezieniu problemu w swoim procesie.
5. Sprawdź, czy nadal występują problemy — Cyklicznie sprawdzaj, czy wdrożone usprawnienie w 100% eliminuje znaleziony problem. Nie bazuj na jednej opini, odczekaj, zbierz większą próbę danych i ponownie przeanalizuj wszystkie przypadki.
6. Podejmij działania usprawniające — Jeżęli okaże się, że wprowadzone rozwiązanie posiada luki, czas przygotować kolejne usprawnienie i ponownie powtórzyć krok 4 i 5
7. Ustal standard — Po kilkunastu miesiącach kiedy to wykonanie tej samej czynności przynosi wymierne korzyści i zawsze ten sam rezultat mówimy wtedy o standardzie.

Jak widzisz powyższa lista kroków nie jest wcale długa i skomplikowana. Wymaga jedynie Twojego zaangażowania. Filozofia Kaizen to przede wszystkim sposób twórczego myślenia, który poprawnie wdrożony może przynieść ogromne korzyści nie tylko dla Twojej firmy, ale również dla Twojego życia osobistego. Na pewno nie jest to środek, który można zastosować natychmiast, aby wybawić siebie z bieżących problemów.

Mam nadzieję, że wiedza jaką dzisiaj Tobie przekazałem odmieni twoje codzienne życie. Pamiętaj, też aby zasubsrybować mój podcast na ulubionej platformie podcastów. Trzymaj się ciepło i do zobaczenia w kolejnym odcinku.

Wesprzyj moją pracę

Z przyjemnością mówię, że mam najlepszą pracę na świecie. I głęboko w to wierzę. Niema jednak, co ukrywać. Moja praca pomimo, że daje mi i innym dużo inspiracji to nie jest najbardziej stabilną pracą na świecie. Będąc niezależnym twórcą treści, pracuję jako wolny strzelec. Większość zarobionych pieniędzy inwestuję w sprzęt i rozwój, by móc dalej tworzyć wartościowy kontent i dzielić się nim z innymi. BuyCoffee to serwis, który umożliwia wspieranie finansowe twórców przez ich odbiorców.

Możesz wesprzeć moją twórczość za pomocą portalu BuyCoffee, który umożliwia wspieranie finansowe twórców przez ich odbiorców. Dzięki niemu możesz realnie przyczynić się do rozwoju naszej produktywnej społeczności :)

Serdecznie dziękuję za każde wsparcie!