Ostatnie dwa lata stały się czasem bezprecedensowych działań, w których to my ludzie braliśmy czynny, a czasem i bierny udział. Trzeba zaznaczyć, iż ciągle zmieniające się i nieprzewidywalne otoczenie wpłynęło dość mocno na naszą efektywność. Szczególnie w pierwszych tygodniach pandemii, bardzo ciężko było zaplanować swój dzień pracy.

Podcast do czytania

Nie mniej jednak odczuwaliśmy, że niektóre osoby z naszego otoczenia są szybsze, sprytniejsze i pewniejsze w swoich działaniach, a przecież każdy z nas posiada ten sam wspólny element — jest nim czas jakim dysponujemy każdego dnia. Codziennie przecież mamy do dyspozycji 24 godziny i to jak je wykorzystamy zależy wyłącznie od nas samy. Często jednak mierzymy się z poczuciem zmarnowanego dnia, które dla wielu osób jest wciąż niezwykle frustrujące. Pewnie często to miałeś prawda?

Przenieśmy się najpierw do roku 1918, kiedy Charles Schwab kierujący Bethlehem Steel Corporation (drugą co do wielkości firmą w stanach produkująca stal) postanowił zatrudnić konsultanta, który zajmie się podniesieniem produktywności w jego firmie. Tym konsultantem został Ivy — czterdziestoletni specjalista ds. reklamy i pionier w zakresie Public Relation. Charles Schwab, chciał zwiększyć produktywność swoich pracowników, poprosił więc Ivy’ego Lee o pomoc. Ten przystał na to, podkreślając, że potrzebuje 15-minutowej rozmowy z każdym pracownikiem. Nie określił on jednak swojego wynagrodzenia, zaznaczył, że jeśli Schwab zauważy efekty, sam prześle mu kwotę, którą uzna za odpowiednią. Trzy miesiące później Lee otrzymał czek opiewający na 25 tysięcy dolarów, które są równowartością dzisiejszych 400 tysięcy dolarów. Co takiego przekazał Ivy Lee pracownikom? Na czym zatem polega jego metoda?

Każdy z pracowników firmy otrzymał od niego instrukcję opartą o kilka prostych kroków, oto one:

1. Ostatnim zadaniem przed opuszczeniem zakłądu pracy jest sporządzenie listy zadań na kolejny dzień. Pamiętaj, to ważne, aby zrobić ją przed opuszczeniem swojego zakładu pracy!
2. Z utworzonej listy zadań wybierz maksymalnie 6 najważniejszych, które muszą być wykonane w pierwszej kolejności.
3. Przepisz je na osobą kartę ustawiając każde z zadań według własnego priorytetu (od najważniejszego na górze).
4. Następnego dnia pracę rozpocznij od zadania pierwszego na Twojej liście. Nie przechodź do kolejnego, dopóki nie skończysz poprzedniego.
5. Jeśli pod koniec dnia na liście wciąż będą nieukończone zadania, przenieś je na górę listy na kolejny dzień i dopisz nowe zadania tak aby lista znów zawierała maksymalnie 6 pozycji.
6. Powtarzaj ten proces codziennie.

A teraz warto byłoby się zastanowić, dlaczego to działa? Można powiedzieć, że metoda jest wręcz banalna. Dlaczego więc okazała się tak skuteczna dla Charlsa i jego firmy? Powodów jest przynajmniej kilka, oto one:

1. Skupiasz swoją uwagę na jednej rzeczy — Nie przeskakujesz między zadaniami i nie realizujesz dwóch rzeczy jednocześnie. Pracujesz z jednym konkretnym problemem aż go rozwiążesz.
2. Wiesz z czym się mierzysz już dnia poprzedniego — Kiedy po przespanej nocy siadasz do pracy, nie musisz zastanawiać się co zrobić. Twoja lista zadań jest gotowa i od razu możesz zacząć swoje działania.
3. Wykorzystujesz siłe papieru — Przy wieloletniej pracy jako producent uważam, że kartka papieru sprawdza się dużo lepiej niż jakiekolwiek aplikacja do zarządzania. To co na niej umieścisz musisz wykonać, zadanie samo z siebie nie zniknie, tak jak możemy to zrobić na komputerze jednym klawiszem delete.
4. Ustalasz priorytety — Za zadania najważniejsze zabierasz się w pierwszej kolejności. Nawet jeśli nie uda Ci się danego dnia zrobić wszystkiego, to przynajmniej zrobisz jeden lub dwa priorytety.
5. Ograniczasz liczbę zadań na dany dzień — Ivy Lee wprowadził tutaj granicę 6 zadań, jednak najważniejsze jest tutaj wprowadzenie swojego wyraźnego limitu tak aby uniknąć efektu przytłoczenia i przeładowania. W każdej branży wielkość pojedynczego zadania jest różna. Dla jednej osoby będzie to 5 w ciagu dnia pracy, a inna będzie w stanie zrobić ich 20. Tylko my znamy nasz rytm dnia, więc wypełnijmy go na 70%

Mimo, że ta metoda ma już ponad 100 lat, nadal dobrze sprawdza się podczas kreatywnej pracy. Nie mniej jednak każda metoda ma również swoje wady. W tym wypadku najważniejsza z nich jest brak możliwości perspektywicznego planowania działań w kierunku osiągania celów kwartalnych, rocznych, czy wieloletnich. Jak zapewnie zauważyłeś metoda skupia się bardziej na działaniu tu i teraz z bieżącymi zasobami jakie posiadamy. Warto mieć świadomość tej cechy, jeśli szukamy sposobu na efektywne działanie długofalowe.

Więc tak na prawdę, dla kogo jest ta metoda? Metoda Ive Lee idealnie sprawdzi się u osób, które dopiero zaczynają pracę nad swoją produktywnością — nie przypadkowo wybrałem ją również na pierwszy odcinek swojego podcastu. Jest ona idealnym startem właśnie dla Ciebie. Przed wyjściem z pracy wystarczy poświęcić 15 minut każdego dnia, aby już po tygodniu zauważyć zmianę swojej efektywności pracy. Ta prosta metoda nie wymaga większego przygotowania czy inwestycji naszego czasu, co jest jej wielką zaletą.

Na koniec chciałbym zostawić Wam kilka swoich przemyśleń, jak rozwinąłem tą metodę w swoim życiu. Po pierwsze zauważyłem, że rewelacyjnie współpra ona z metodologią Kaizen — dzięki której nauczymy się jak określać jak najmniejsze cele do zrealizowania. Jednak w natłoku codziennej pracy nie zawsze udaje nam się rozbijać poszczególne zadanie na mniejsze kroki. Kolejnego dnia zamiast wykonać zaplanowane zadanie w całości, rozpoczynamy tworzenie zatoru, który po kilku dniach może negatywnie wpłynąc na naszą motywacje do pracy.

Właśnie dlatego wprowadziłem w tej metodzie krok 7 który wygląda następująco: Jeżeli przeniesione zadanie na kolejny dzień wymaga dalszej pracy i wiemy, że nie zostanie wykonanie w dniu dzisiejszym postarajmy się na koniec dnia rozbić je na mniejsze działania. Dla przykładu, zadanie “wykonaj nową stronę internetową” jest zadaniem obszernym składającym się z wielu pośrednich procesów, jakie trzeba wykonać tj. opracowanie makiet funkcjonalnych, stworzenie szablonu, treści, wybór hostingu. Nie wykonamy tego przecież w ciągu jednego dnia, jeżeli dopiero co zaczeliśmy. Dlatego zaczynam planowanie od rozbicia pozostałego zadania na mniejsze kroki. Właśnie dla tak rozbitego zadania tworzę osobna listę kroków (co najważniejsze na osobnej kartce papieru) z której wybieram jedno zadanie do wykonania i wplanowuje je na kolejny dzień. Dzięki temu mogę bez problemu realizować różne nie związane ze sobą cele — to jest właśnie ten jeden z moich sekretów produktywnej pracy.

Zakończ każdy dzień i nie wracaj do niego. Zrobiłeś, co mogłeś. Z pewnością popełniłeś jakieś gafy, ale zapomnij o nich najszybciej, jak tylko się da. Pamiętaj Jutro będzie nowy dzień — Ralph Emerson

Mam nadzieję, że wiedza jaką dzisiaj Tobie przekazałem odmieni twoje codzienne życie . Pamiętaj, też aby zasubsrybować mój podcast na ulubionej platformie podcastów. Trzymaj się ciepło i do zobaczenia w kolejnym odcinku.

Wesprzyj moją pracę

Z przyjemnością mówię, że mam najlepszą pracę na świecie. I głęboko w to wierzę. Niema jednak, co ukrywać. Moja praca pomimo, że daje mi i innym dużo inspiracji to nie jest najbardziej stabilną pracą na świecie. Będąc niezależnym twórcą treści, pracuję jako wolny strzelec. Większość zarobionych pieniędzy inwestuję w sprzęt i rozwój, by móc dalej tworzyć wartościowy kontent i dzielić się nim z innymi.

Możesz wesprzeć moją twórczość za pomocą portalu BuyCoffee, który umożliwia wspieranie finansowe twórców przez ich odbiorców. Dzięki niemu możesz realnie przyczynić się do rozwoju naszej produktywnej społeczności :)

Serdecznie dziękuję za każde wsparcie!