Zastanów się czy przygotowując się do nowego przedsięwzięcia, poświęciłeś choć chwilę, aby zastanowić się czy ty lub twoja firma jest na nie wystarczająco przygotowana, aby w pełni podjąć się jego realizacji? Czy zdażyło się Tobie bez zastanowienia i przeanalizowania problemu podjąć inicjatywę, po czym niespodziewanie napotkałeś trudności? Impulsywne działanie sprawdziło się? Pewnie nie… Dlaczego tak się dzieje, że podejmujemy się realizacji rzeczy, których możemy nie być w stanie zrealizować? Wiele osób, rownież wśród moich znajomych na samo słowo “ryzyko” dostaje palpitacji serca, ale czy słusznie? Codziennie każdy z nas podejmuje ryzyko, proces ten trwa przez całe nasze życie. Przecież nikt z nas nie zna swojej przyszłości, nie wiemy co wydarzy się tuż rogiem. Szybki styl życia tak nas przyzwyczaił, że nie zauważamy towarzyszącego nam ryzyka, mimo to co chwilę podjęta przez nas decyzja, czy droga działania wzbudza w nas lęk i stres. Pamiętajmy, co powiedział Mark Twain „Odwaga to panowanie nad strachem, a nie brak strachu”.

Podcast do czytania

Wyobraź sobie, że właśnie teraz stoisz przed podjęciem ważnej decyzji. Myśląc nad rozwiązaniem zapewne będziesz analizował każde możliwe wyjście z problemu zakładając wszelkie zyski i straty, ale czy na pewno taki sposób myślenia jest odpowiedni? Zauważ, że w przypadku porażki otrzymujesz zawsze cenną lekcję na przyszłość, a w przypadku powodzenia satysfakcje i wiedzę jaką wypracowałeś, aby wykonać przyjęte zadanie. Nigdy nie zostajesz z pustymi rękami. Można by stwierdzić, że podejmując ryzyko zawsze coś zyskujesz! Dlatego właśnie prawdziwie przegranym jest tyko ten, kto nigdy nie spróbował.

Prawda jest taka, że nawet gdybyś dysponował najlepszym planem, ogromną wiedzą i rzeszą ekspertów z całego świata, nigdy nie masz stuprocentowej gwarancji sukcesu. Ba! Podejmując nieznaczne ryzyko nauczysz się też więcej o sobie samym. Ciężko przecież cokolwiek zmienić w swoim życiu… gdy tkwi się w tym samym stanie przez dłuższy okres czasu. Tak dokładnie, mówię tutaj o własnej sferze komfortu, którą utworzyłeś, aby czuć się w niej bezpiecznie. Każda próba zmiany niesie ze sobą ryzyko, prowadzące do różnych wyników… zniszczone zdrowie, bankructwo, czy nawet lepsze życie. Niech potencjalne wady nie przyćmią Twojego wewnętrznego głosu podczas podejmowania decyzji. Dlatego ryzyka nie można się obawiać, należy je oswoić i przekuć w działający proces!

Zanim jednak przedstawię Tobie proces, od którego zacząłem budować swoją pewność siebie, pragnąłbym zwrócić uwagę na jeszcze jeden istotny element, który zobrazuje Wam na paru przykładach:

1. Codzienne gotowanie, możemy porównać do “prawie” skończonego zbioru czynności, które musimy wykonać, aby przygotować nasz obiad. Oczywiście z każdą kolejną potrawą wyrabiamy kolejne nawyki i przyzwyczajenia, jednak baza jest niezmienna. Dlatego też, czynności te możemy zaliczyć do powtarzalnych.
2. Klasyczne projekty budowlane również dysponują ogromna bazą najlepszych praktyk, standardów i gotowych rozwiązać, co również zaliczę je do czynności powtarzalnych, których większość czynników krytycznych można przewidzieć.
3. Przedsięwzięcia informatyczne są przykładem czynności w której dostrzegamy unikalność za każdym razem uczestnicy stoją przed nowymi wyzwanami, których wystąpienie i wpływ na sukces projektu trudno było przewidzieć. Np. projekt zależy od wielu różnych bibliotek dostarczonych przez firmy trzecie, które w chwili obecnej moga działać tak, ale za pół roku mogą wyłączyć niektóre możliwości wpływając finalnie na produkt końcowy tworzonego przedsięwzięcia.

Zauważ, że w tych trzech przykładach można zauważyć, pewne stopnie ryzyka. Jak możemy zatem nazwać ryzyko? Ryzykiem możemy nazwać niepewne zdarzenie lub uwarunkowanie, które w przypadku wystapienia może wpłynąc w pozytywny lub negatywny sposób na realizowane przedsięwzięcie lub jego osiągnięcie. Każdy czynnik ryzyka ma określone źródło i przyczyny, które mogą podlegać klasyfikacji, dlatego wyróżniamy:

1. Przyczyny zewnętrzne — w skład nich wchodzą ogólnodostępne warunki polityczne oraz prawne narzucone przez Państwo. Ponadto możemy zaliczyć warunki panujące na danym rynku, a także wymagania instytucji finansowych i agencji ratingowych. W skrócie przyczyn zewnętrzne nie są zależne od naszych decyzji.
2. Przyczyny wewnętrzne — obejmują sposoby zaplanowania przedsięwzięcia (tj. projektu) wraz z występującymi czynnikami ludzkimi. W skrócie są to wszelkie czynniki, które mogą zagrażać realizacji projektu tj. spory licencyjne, problemy z komunikacją, urlopy pracowników, czy też wybrana technoogia z jakiej będziemy korzystali.

Jak zatem efektywnie zbudować proces kontrolowania własnego ryzyka? Wyróżniamy nastepujące metody kontroli postępowania z ryzykiem. Niektóre z nich są oczywiste i większość z nas stosuje je nawet nieświadomie.

1. Unikanie ryzyka — świadoma odmowa akceptacji chwilowego ryzyka. Metoda ta jest uważana za nieodpowiedzialną, oczywiście wszystko zależy od systuacji w jakiej się znajdujemy. Podjęcie nowego zlecenia w przypadku pełengo obciążenia jest przecież decyzją odpowiedzialną.
2. Zatrzymanie ryzyka — możemy podzielić na aktywne oraz pasywne. Aktywne zatrzymanie ryzyka jest to świadoma decyzja o zatrzymaniu ryzyka w części lub w całości np. nieopłacenie podatku na czas. Pasywne zatrzymanie ryzyka następuje w sytuacji gdy osoba lub firma podejmuje decyzję o zachowaniu danego ryzyka
3. Minimalizacja ryzyka — np. wykonanie dodatkowej analizy, która pozwoli lepiej ocenić realizowane przedsięwzięcie czy dostosowanie tworzonego systemu.
4. Ubezpieczenia — najbardziej powszechna metoda, polegająca na transferze ryzyka, jego dystrybucji oraz kontroli ryzyka rozumianej jako oddziaływanie prewencyjne ubezpieczenia na postawę ubezpieczonego.
5. Zakup informacji, np. dokumentacji do biblioteki open-source, która jest elementem tworzonego oprogramowania, czy zakup gotowych szablonow, które możemy zmodyfikować tak aby spełniały założenia naszego celu.
6. Kontrola ryzyka — działanie podejmowane w celu obniżenia częstości występowania strat, jak i ich potencjalnych następstw oraz redukcji strat po zaistnieniu zdarzenia, któremu nie dało się zapobiec.
7. Transfer ryzyka — przeniesienie ryzyka na inny podmiot przy wykorzystaniu mechanizmów prawnych (umowa ubezpieczenia, umowa przechowania, umowa o dozór obiektu) oraz działań o charakterze organizacyjnym czy zabezpieczającym.
8. Dystrybucja ryzyka — metoda polegająca na podzieleniu skutków finansowych danego ryzyka na grupę osób lub podmiotów.
9. Integracja z planem ryzyka, polegająca na integracji planów działań dla poszczególnych czynników ryzyka z całkowitym planem projektu.

Jak podejść do analizy ryzyka?

Analizę ryzyka należy rozpocząć od wywiadu, celem lepszego zrozumienia natury oraz zasięgu realizowanego przedsięwzięcia. Podczas wywiadu należy zebrać wszystkie potrzebne informacje, które pozwolą nam okreslić ramy projektu, który będziemy realizowali. Zebrane materiały mogą się również przydać do późniejszej ich opini z praktykami biznesu, czy kluczowymi pracownikami, którzy cechują się większym doświadczeniem w obrębie wybranego zagadnienia.

„Jeżeli aktywnie nie uderzysz w ryzyko, to ono aktywnie uderzy w Ciebie.” — Tom Gilb

Następnie korzystając z wcześniej zgromadzonych materiałów tj. briefu projektowego, zebranych informacji od zespołu, sprawozdań przedsiębiorstwa, baz danych oraz innych raportów możemy przystąpić do wykonania analizy, która będzie polegała na przeanalizowaniu naszej obecnej kondycji, która wskaze nam czy na pewno jesteśmy w tej chwili gotowi na rozpoczęcie tego przedsięwzięcia.

Pamiętaj, że dobrym zachowaniem jest również bieżąca obserwacja własnego otoczenia, zarówno pośrednia jak i bezpośrednia. Kiedy już zrealizowałeś X przedsięwzięć i zdobyłeś kolejne cenne doświadczenia możesz zacząć modelować swoje procesy za pomocą symulacji komputerowych, np. wykresów gantta, które ułatwią Tobie prezentację stanu rzeczywistego konkretnego projektu.

Jak postępować z ryzykiem?

W postępowaniu z ryzykiem możemy wyróżnić dwa najważniejsze elementy:

• prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, które może wywrzeć wpływ na sukces Twojego przedsięwzięcia,
• wpływu, w jakim stopniu wystąpienie danego czynnika ryzyka zaburzy nam planowany przebieg przedsięwzięcia.

“Nigdy nie unikaj ryzyka! Staraj się zawsze zbadać grunt, na którym zamierzasz stać.”

Tom Gilb uznawany za założyciela lub głównego inspiratora wielu dyscyplin technicznych, takich jak “wskaźniki oprogramowania” (software metrics) i “ewolucyjne metody zarządzania projektami” zaproponował, aby czynniki ryzyka podzielić na następujące grupy:

• Znane, czyli takie, o których wiemy że występują. Nie znamy jedynie momentu ich wystąpienia oraz wpływu jaki będą miały na realizację zadań projektowych (np. zmiana organizacyjna w przedsiębiorstwie, czy ciągły rozwój technologii powodujący co X msc konieczność dostosowania systemów informatycznych)
• Przewidywalne, co do których nie mamy pewności kiedy wystąpią, ale prawdopodobieństwo jest wystarczająco wysokie, aby brać je pod uwagę podczas planowania naszego przedsięwzięcia (np. rozliczanie się z podwykonawcami w oparciu o wachania kursów walut)
• Nieprzewidywalne, czyli czynniki ryzyka, których wcześniej przewidczenie nie było możliwe. Doskonałym przykładem nieprzewidywalnych czynników ryzyka są kleśki żywiołowe, wypadki, czy odejście kluczowego pracownika z naszej firmy.

W jaki sposób zatem przystapić to oceny ryzyka przy naszym projekcie? Poniżej zebrałem kilka typowych technik identyfikacji:

• Prowadzenie list kontrolnych zawierających grupy typowych i/lub najbardziej popularnych czynników ryzyka, które możemy napotkać w naszym projekcie,
• Analiza czynników decyzyjnych, czyli przesłanek do podejmowania decyzji podczas planowania i realizacji przedsięwzięcia,
• Analize założeń, której celem jest porównanie warunków przyjetych przy realizacji obecnego przedsięwzięcia z dotychczasowymi doświadczeniami z poprzednio realizowanych przedsięwzięć,
• Rozłożenie na czynniki pierwsze potencjalnych zagrożeń i problemów, tak aby możliwe było wskazanie czynnika ryzyka.

Następnie wykonujemy analizę ryzyka obejmującą ocenę prawdopodobieństwa i skali potencjalnych strat. Możemy to wykonać w oparciu o:

• Modele kosztowe oparte o analizę finansową, które jasno wskażą nam potencjalne zagrożenia,
• Modele wydajnościowe badające wpływ czynników ryzyka na postęp przedsięwzięcia,
• Analizy decyzyjne, których celem jest okreslenie potencjalnych rezultatów danego zdarzenia,
• Analizy jakościowe, których celem jest weryfikacja wpływu zdarzeń na jakość tworzonego produktu.

Zebrane informacje będa stanowiły idealne narzędzie dla nas, które pozwoli na monitorowanie i pewniejszą kontrolę. Działania te powinny również doprowadzić do opracowania Planu Zarządzania Ryzykiem (ang. Risk Management Plan), które stanowić będzie solidne zabezpieczenie twojego życia, firmy, czy realizowanego projektu w kryzysowych sytuacjach.

Zauważ, że ryzyko jest najistotniejszym wrogiem sukcesu naszego przedsięwzięcia. Zarządzanie ryzykiem ma więc podstawowe znaczenie dla osiągnięcia naszych celów, a zastosowanie odpowiednich technik pozwala je okiełznać i zminimalizować jego negatywny wpływ. Tylko cykliczne zarządzenie procesem i regularne realizowanie zadań gwarantują odpowiednią skuteczność i efekty.

Mam nadzieję, że wiedza jaką dzisiaj Tobie przekazałem odmieni twoje codzienne życie. Pamiętaj, też aby zasubsrybować mój podcast na ulubionej platformie podcastów. Trzymaj się ciepło i do zobaczenia w kolejnym odcinku.

Wesprzyj moją pracę

Z przyjemnością mówię, że mam najlepszą pracę na świecie. I głęboko w to wierzę. Niema jednak, co ukrywać. Moja praca pomimo, że daje mi i innym dużo inspiracji to nie jest najbardziej stabilną pracą na świecie. Będąc niezależnym twórcą treści, pracuję jako wolny strzelec. Większość zarobionych pieniędzy inwestuję w sprzęt i rozwój, by móc dalej tworzyć wartościowy kontent i dzielić się nim z innymi. BuyCoffee to serwis, który umożliwia wspieranie finansowe twórców przez ich odbiorców.

Możesz wesprzeć moją twórczość za pomocą portalu BuyCoffee, który umożliwia wspieranie finansowe twórców przez ich odbiorców. Dzięki niemu możesz realnie przyczynić się do rozwoju naszej produktywnej społeczności :)

Serdecznie dziękuję za każde wsparcie!